Il metodo col senso del NOI
Per un project management collaborativo
In ogni organizzazione al crescere del gruppo di lavoro e del numero di progetti, incastrare le attività e garantire il rispetto dei tempi, l’ottimizzazione delle risorse e il controllo rischia di diventare facilmente un incubo. Chiunque ci è passato può confermarlo,
le riunioni di “avanzamento” diventano l’attività principale e tipicamente l’effetto domino scombina tutte le agende: al primo aggiustamento del piano conseguono così tante ricadute che alla fine è difficile avere un quadro chiaro dello stato di salute dei progetti. E le riunioni diventano infinite.
Il motivo è semplice, la pianificazione è un’attività complessa che richiede di rispettare tante variabili come le priorità tra i progetti, l’utilizzo e la valorizzazione delle competenze, i budget da far quadrare, il desiderio di coinvolgere le persone su progetti diversi e formativi per farle crescere e ovviamente il rispetto delle deadline.
Un discorso simile vale per il controllo, fondamentale per evitare disastri e garantire una vita serena e continuità aziendale. Quasi sempre la necessità di controllo determina che vengano trasmessi grandi quantità di dati, molto analitici, richiesti a prescindere dalla relativa necessità di analisi e spesso generati da persone che non ne comprendono esattamente il senso. Tutti questi dati allo stato grezzo non sono di grande aiuto. Per esserlo sono necessarie estrazioni, sintesi e analisi, attività che richiedono competenza e tempo e che per questo motivo non sono quasi mai sistematiche.
Spesso sono disponibili molti dati ma poche informazioni e soprattutto non tempestive.
Di fronte a questa difficoltà la reazione è spesso quella di far gestire la pianificazione delle risorse a persone esperte, dotate di visione d’insieme e autorevoli, l’unico modo di garantire una comprensione delle criticità e una gestione di potenziali conflitti di interesse non banale. Il più delle volte ne risulta un processo di lavoro lento e costoso dove chi ha maggiore esperienza dedica molto tempo al micromanagement e dove il resto del team è sostanzialmente deresponsabilizzato.
WETHOD nasce dall’idea che ci possa essere un modo diverso di lavorare in un’organizzazione orientata ai progetti: un metodo in cui la pianificazione è gestita in modo collaborativo da tutti e dove tutti sono consapevoli delle dinamiche chiave del gruppo di lavoro e pertanto responsabili.
Il flusso è semplice: chiunque si vede assegnato la responsabilità di un progetto, dopo aver fatto un budget, può pianificare liberamente chi vuole. Il sistema garantisce la coerenza tra le risorse allocate e quelle pianificate senza bisogno di supervisione. L’esperienza e la visione d’insieme vengono tirate in ballo solo per gestire criticità, eccezioni e priorità.
Pensando al controllo, tutto il sistema è pensato per raccogliere costantemente i dati da tutti e per restituire informazioni tempestive e sempre aggiornate direttamente a chi gestisce i progetti senza bisogno di analisi ulteriori.
Si crea così un sistema integrato che gestisce tutte le informazioni essenziali per un’organizzazione orientata ai progetti. Un sistema nel quale tutti collaborano a mantenere aggiornate le informazioni perché diventa essenziale per poter operare. Un sistema che premia i comportamenti virtuosi e collaborativi e penalizza gli egoismi e il disinteresse.
